2025 a pointé le bout de son nez et nous vous sommes toujours redevables : à celles et ceux qui étaient là, à celles et ceux qui nous avaient hâtivement demandé des billes sur le sujet, le voilà enfin…

Le retour d’expérience de notre BOF TADx à Devoxx France 2024.

C’est quoi TADx ?
C’est quoi Devoxx France ?
C’est quoi un BOF ?
Et pourquoi un REX ?
Nous allons détaillé tout cela gentiment…

TADx

TADx - Tours agile & DevOps experience devait être initialement… une expérience !
Il se trouve qu’elle perdure : depuis 6 saisons, nous organisons donc mensuellement des meetups (excepté les mois de juillet et août, parce qu’il faut bien se ressourcer !).
La ligne directrice est large comme l’océan Atlantique et nous aimons « rapporter » des sujets ou des personnes que nous avons appréciés ou que nous aimerions découvrir pour les partager avec la sympathique communauté de Tours.

TADx c’est donc une association accompagnée depuis ses premières heures par ceux qui y ont cru dès le départ : Apside, Acensi, Wild Code School puis par MAME, soutenue par des participantes et participants fidèles mais aussi à chaque session, de nouvelles têtes.

Devoxx France

Devoxx est LA conférence française pour les développeuses et développeurs.
Essentiellement francophone, mais pas que, programmée sur trois jours (et maintenant deux étages du Palais des Congrès de Paris), elle propose tous les ans un choix de conférences, d’ateliers mais aussi de zones d’échanges et de discussions autour de ce qui nous anime nous, organisateurs de meetup : de la tech, de l’humain et de jolis rêves.
Si Stéphane a traîné ses culottes courtes sur les bancs des premières éditions de Devoxx (celles avec une moquette très discutable…), Fanny a découvert ce formidable lieu d’ouverture d’esprit, de formation, d’apprentissage et de remise en question en 2017.

Depuis, c’est un rendez-vous incontournable pour tous les deux : que ce soit en tant que participant, sponsor, speaker, membre du CFP ou red coat (gilet rouge).

BOF

Un Bird of feather est un moment d’échange privilégié pour une communauté ou un groupement de personnes qui partage les mêmes centres d’intérêts.
Vous pouvez ainsi participer en fin de journée du jeudi aux discussions proposées par des associations ou autres regroupements comme le JUG, les Duchess, Archilocus … et pour ce qui nous concerne plus : TADx !

Le sujet proposé à Devoxx France 2024

Le sujet choisi par toute l’équipe TADx au grand complet (oui, ok, on l’avoue, running joke, on n’est que deux…) est un REX, un retour d’expérience. Mais pas uniquement celui de TADx, le vôtre aussi. On a toutes et tous participé à des meetups ou des conférences en cette belle année 2024, soit en tant que consommateur ou consommatrice des sujets proposés, soit en tant qu’acteur ou actrice (bénévoles, organisateur et organisatrice, speaker, sponsor…).
Et s’il y a bien une chose qui a mis tout le monde d’accord : l’engouement pour les meetups et les conférences s’atténue. Le nombre de participants post-Covid est stable mais a fortement diminué.
La demande est donc toujours là, mais moins grande qu’avant.

Nous avons donc, au travers d’un jeu, proposé un tour d’horizon des problématiques auxquelles meetups et conférences doivent faire face, afin de nous partager des clés et des idées pour explorer d’autres manières de faire et apprendre des uns et des autres.

Nous vous livrons ici quelques idées.

Les participants

Etaient représentés les meetups suivant : ⁃ DevOps Aix Marseille ⁃ Toulouse Data Science ⁃ Agnostech ⁃ Toulouse Jug ⁃ CNCF Lorient ⁃ Afup Nantes

Les mots qui ressortent quand on parle de meetups et de conférences

Rencontre - partage - échange - humains - diffusion - local - bière - gens - national

Pour les orgas, avez-vous rejoint ou créé un nouveau meetup ?

La plupart des organisateurs et organisatrices présents n’ont pas créé de meetup, ils/elles en ont rejoint un déjà existant.
Et pour cause : il y en a déjà beaucoup !

Dans le cas où le périmètre que vous recherchez n’existe pas, alors oui, vous lancez dans l’aventure peut être tentant !
Mais attention : ne vous fâchez pas avec les meetups déjà en place, il ne faudrait pas marcher sur leur plate-bande ! Si l’un deux vous parait « vivoter » c’est peut-être parce qu’il manque de bras : dans ces cas-là, proposez votre aide et vous serez surpris de l’aventure que vous allez y vivre…

Avez-vous dû créer une association ?

Comme la question précédente, assez peu ont eu à créer une association from scratch. C’est ce qu’a dû faire TADx en 2019 (vous savez, quelques mois seulement avant le confinement…).

Créer une association est fastidieux mais avec un peu d’effort, on se rend compte que pas mal d’étapes ont été facilitées : quasiment tout peut se faire en ligne !

Ce que cela vous apporte ?

Énormément de choses :

• une autonomie financière, à condition de démarcher vous-mêmes les entreprises sponsors ;
• une assurance, car même si vous êtes hébergés pour une soirée dans une entreprise, s’il vous arrive quelque chose c’est pour votre pomme ;
• une autonomie morale, ainsi vous n’avez pas à faire (trop) de compromis : seules les personnes de l’association peuvent trancher si nécessaire.

Comment s’y prendre alors ?

• Créez une loi 1901 en constituant un bureau avec au minimum un rôle de président et un rôle de trésorier.
• Ouvrez un compte bancaire (beaucoup de banques proposent des comptes pour association) pour avoir un RIB et une carte bleue, plus facile pour le jour J quand il faut réceptionner les pizzas et pour gérer simplement le sponsoring ; mais aussi pour être assuré s’il arrive un incident le jour du meetup.

Bien entendu, il est tout à fait possible de ne pas avoir à faire toutes ces démarches, certains peuvent bénéficier par exemple d’un incubateur d’association qui se charge de tout cela.

Les sponsors, les cherchez-vous par soirée ou par année et que couvrent-ils ?

Le sponsoring… c’est compliqué !
Et de plus en plus tendu avouons-le… Alors comment faites-vous pour rendre cette partie sereine ?

La majeure partie d’entre vous fonctionne à la soirée : sur la base de note de frais pour la partie consommations ou pour la partie hébergement, vous sollicitez une entreprise sponsor régulière ou différentes. Idéalement, il faut donc avoir un point d’entrée privilégié dans chacune des entreprises partantes et surtout, s’organiser tous les mois pour rendre l’évènement possible.

D’autres fonctionnent au sponsoring annuel : c’est le cas de TADx.
Annuellement, nous générons une convention pour chaque sponsor partant pour l’aventure qui budgétisent sur l’année un montant fixe et qui engagent les deux parties sur de la communication, du relais d’informations, de la participation aux évènements…

Ce qu’il faut retenir, c’est que le sponsoring permet d’assurer le meetup dans de bonnes conditions. Il peut couvrir :
⁃ L’hébergement du meetup dans une salle
⁃ Les consommations post-présentation
⁃ La venue du ou des speakers dans votre région

Lorsqu’un speaker se déplace sur ses propres frais ou ceux de son entreprise, il est bienvenu de les citer comme sponsor du meetup ;-)

Comment se font les inscriptions ?

Si la plupart des inscriptions sont gratuites, leur gestion ne l’est pas forcément : selon si vous passez par Eventbrite ou Meetup par exemple.
Le premier est gratuit mais ne permet pas de gérer facilement une communauté, là où le second, payant, permet de le faire plus facilement.

Dans tous les cas, vous êtes d’accord : il faut COM-MU-NI-QUER !!
Sur les réseaux certes, mais aussi en local pour faire venir de nouvelles têtes : le bouche à oreille fonctionne aussi bien voire mieux que le « like » de nos posts.

Communiquer sur quoi ?

Sur tout !!

• Le lieu, déjà, pour ne pas perdre ni le speaker, ni les participants (ne rigolez pas, nous avons vécu ce genre de mésaventure qui nous a fait presque rebrousser chemin…).
• Le thème & le speaker, car l’un comme l’autre peut faire se déplacer les personnes même en télétravail ce jour-là par temps de pluie ! Car oui, ne nous leurrons pas, c’est un peu plus difficile aujourd’hui de faire re-sortir les gens de chez eux le soir.
• Les conditions d’accueil : adapté PMR, mode atelier (donc manipulation ou mise en condition), durée… tous les détails pour assurer la venue des participants dans une « safe place ».

Comment vous organisez-vous ?

Joker !
Un meetup, ce n’est pas le travail, c’est du plus, souvent sur notre temps personnel. On va donc accepter de ne pas être aussi organisés que dans le milieu professionnel.
N’empêche… déformation professionnelle ou pas, à TADx on n’oublie moins les câbles et les achats de sucreries depuis que nous ré-utilisons, tous les mois, le même Kanban / check-list des choses à faire. Sérénité…

Que venez-vous chercher comme type de meetup ?

Alors là on vous a grillé les meetups tech ! Bien sûr des live-coding !!
Et nous les premiers.

Le format qui néanmoins semble s’essouffler, du moins pour celles et ceux qui étaient là et qui ont expérimenté les meetups du soir, c’est le format hands-on : après une journée de travail, reprendre son PC pour manipuler pendant 1h à 1h30 des nouveaux concepts : il y a beaucoup moins d’inscrits.
Alors du live-coding oui, mais un peu moins les hands-on.

Cela étant dit, la suite de la discussion a été très intéressante : la formule alternant des sujets tech et un peu moins tech (mais toujours concernant les devs) semble être appréciée.

Avez-vous déjà été speaker dans un meetup ?

Majoritairement oui !
Et c’est pratique : on en rapporte de bonnes idées (ou des mauvaises à ne pas reproduire). On a eu de très bonnes anecdotes le jour du BOF (n’insistez pas cette partie restera confidentielle, mais sachez que j’aime les M&M’s et les chouchous si vous souhaitez qu’on en discute).
Blague à part, on développe surtout notre capacité empathie des speakers que nous allons inviter pour nous assurer de leur bonne expérience.

Certains et certaines prennent la parole dans leur propre meetup, d’autres non, il n’y a pas de tendance particulière là-dessus.

Invitez-vous plutôt des speakers confirmés ou débutants ?

On le sait, le format meetup est un format rassurant pour se lancer dans l’aventure des conférences. Mais sont-ils conviés partout ?
Majoritairement oui : une place leur est bien réservée. Soit en première partie d’une soirée à plusieurs conférences, soit pour la soirée entière si le format est plus long. Certains meetups proposent même un accompagnement des primo-speakers.

Quand se déroulent le meetup idéal ?

« Ça dépend, ça dépasse ! »
Et oui, tout est possible : le meetup du midi en entreprise, meetup du soir en entreprise, meetup du soir hors entreprise…

Comme dit plus, haut, s’il est parfois difficile de refaire sortir les gens après 19h, le meetup du midi peut être une solution, ainsi que pour les jeunes parents d’ailleurs, dont le planning est un peu moins souple le soir.
Certaines personnes, déjà occupées sur la tranche horaire du midi, préfèreront au contraire les meetups du soir.

La réponse idéale à la demande serait donc de varier les formats et les thèmes : plus on est de fous, plus on rit !

Enfin, même si nous n’avons pas eu le temps de traiter tous les sujets qui nous tenaient à cœur, nous avons quand même clôturer sur LA question qui semblait motiver l’ensemble des participants…

La pizza idéale post meetup est…

Il semblerait qu’il y ait eu, parmi les participants, une moitié de puristes et une autre de provocateurs. Le débat n’est à ce jour toujours pas clos.

Alors pour tous les autres sujets que nous n’avons pas eu le temps d’aborder, la durée idéale des meetups ? comment fidéliser les participants et participantes ? est-ce qu’il y a nécessité de vouloir à tout prix grandir ? comment se démarquer ? doit-on forcément avoir une image de marque ? comment convaincre les gens motivés de se lancer dans une aventure de meetups ? …
… nous vous proposons de nous retrouver de nouveau à Devoxx France 2025, soit pendant le meet & greet du jeudi soir, soit, avec de la chance (on croise les doigts fort fort) pendant un des BOF proposés cette année.

En tout cas un grand merci à vous toutes et tous d’avoir été présents à notre BOF Devoxx France 2024, les meetups et les conférences ont un bel avenir devant eux avec une si belle communauté <3

Fanny & Stéphane

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